Politica de Protección y Tratamiento de Datos
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Política de Protección y
Tratamiento de Datos
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha MODIFICACIONES RESPONSABLE
D M A DEL CAMBIO
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1 OBJETIVO
MR CLEAN S.A. domiciliado en Bogotá, dirección electrónica
gerenciaoperacionesrrhh@mrcleansa.com y teléfono (571) 6133048, pone a
conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier
manera por MR CLEAN S.A. esta política de tratamiento de la información (la
“Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de
2013. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares
de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y
mecanismos dispuestos por MR CLEAN S.A. para hacer efectivos esos derechos de
los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán
sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización
expresa, previa e informada.
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2 ALCANCE
Aplica a todos los procesos y subprocesos de la organización, necesarios para el
cumplimiento de la ley 1581 de 2012 para el tratamiento y protección de datos.
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3 DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que
aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den,
según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
a) “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b)“Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto
de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su
formación, almacenamiento, organización y acceso.
c) “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y
extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del
contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las
normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
d)“Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o
determinables.
e) “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la
ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que
puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
f) “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen
afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos ,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
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políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los
datos biométricos.
g) “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h)“Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la
Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad
para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los
Habilitados.
i) “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato
o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento
de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales
terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o
puestos a disposición.
j) “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el
Tratamiento de los Datos Personales.
k) “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la
información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de
hábeas data.
l) “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable.
m) “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante
la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga
por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del
Dato Personal.
n)“Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento
sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación,
ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación,
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evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos
Personales, así como también su transferencia a terceros a través de
comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
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4 CONDICIONES GENERALES
4.1 PRINCIPIOS.
MR CLEAN S.A., en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará,
utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos
personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por
MR CLEAN S.A., los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les
transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas
establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas
data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley. Estos principios
son:
a) Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo
una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular,
salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos
Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, MR CLEAN S.A. buscará
los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y
obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las
normas concordantes.
b) Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales
debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización
otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos
donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La
finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular
del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no
podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los
Titulares de los Datos.
c) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz,
completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en
poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error, MR CLEAN S.A. deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la
completitud o corrección de la información.
d) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, MR CLEAN
S.A. deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales
que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la
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dependencia de MR CLEAN S.A. encargada de la protección de datos personales
(ver punto 7 de la presente Política). Circulación restringida: Los Datos Personales
solo pueden ser Tratados por aquel personal de MR CLEAN S.A. que cuente con
autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la
realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no
cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por MR CLEAN S.A. para llevar
a cabo el Tratamiento.
e) Temporalidad: MR CLEAN S.A. no usará la información del titular más allá del
plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos
Personales.
f) Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, MR
CLEAN S.A. no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través
de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan
medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a
las personas Autorizadas.
g) Confidencialidad: MR CLEAN S.A. debe siempre realizar el Tratamiento
disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten
necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste
adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por
personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera
fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el
Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado esta Política de Tratamiento
para asegurar el cumplimiento de esta regla.
h) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea
Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la
relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y MR CLEAN S.A.
haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben
continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
i) Individualidad: MR CLEAN S.A. mantendrá de manera separada las bases de
datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es
Responsable.
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j) Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo
y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
4.2 TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Los Datos Personales tratados por MR CLEAN S.A. deberán someterse
estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo
los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de
Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de MR CLEAN S.A.
b) Cumplir con los procesos internos de MR CLEAN S.A. en materia de administración
de proveedores y contratistas.
c) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes. .
d)Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los
trabajadores de MR CLEAN S.A., con el fin de cumplir los objetivos en materia de
utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos
servicios o productos.
e) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención
de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares
en el momento de la recolección de los datos personales.
f) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin
limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida
para el SARLAFT.
g) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de
información y bases de datos de MR CLEAN S.A.
h)Procesos al interior de MR CLEAN S.A., con fines de desarrollo u operativo y/o de
administración de sistemas.
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i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con
este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos,
incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados
y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
j) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información
relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos
pertinentes.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención
de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las
obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de MR CLEAN S.A.
4.3 DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes
derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a MR CLEAN S.A. o los
Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b)Solicitar prueba de la Autorización otorgada a MR CLEAN S.A., salvo que la Ley
indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante MR CLEAN S.A. o el Encargado del Tratamiento
respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen
tal información.
d)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a la Ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las
bases de datos de MR CLEAN S.A., cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el
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f) Tratamiento MR CLEAN S.A. o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en
conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de
mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
g) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido
objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
h) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y
eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la
nueva política de tratamiento de la información.
i) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
j) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el
control del MR CLEAN S.A. para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les
otorga a los Titulares.
k) Conocer a la dependencia o persona facultada por MR CLEAN S.A. frente a quien
podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus
Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos
establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o
documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos
personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad,
quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán
ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el
representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que
han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
4.4. ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
MR CLEAN S.A. ha designado a la Gerencia de Operaciones y Recursos Humanos
como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y
consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Está área tramitará las
consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la
Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales
son:
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a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder
aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo:
solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos
Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular
presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de
acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a
sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales,
solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido
según la Ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes
que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto de la Gerencia de Operaciones y Recursos Humanos son:
• Dirección electrónica: gerenciaoperacionesrrhh@mrcleansa.com
• Teléfono: (571) 6133048
• Cargo de la persona de contacto: Gerente Operaciones y Recursos Humanos
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5. DESCRICPCIÓN DE LOS PROCESOS.
5.1 CONSULTAS.
MR CLEAN S.A. dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes,
sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de
otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen
consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las
Bases de Datos de MR CLEAN S.A.
Estos mecanismos podrán ser electrónicos a través del correo de la gerencia de
operaciones y recursos humanos, gerenciaoperacionesrrhh@mrcleansa.com o
telefónicamente en la (571) 6133048, encargados de recibir las peticiones, quejas y
reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, MR CLEAN S.A. guardará prueba de la consulta y su
respuesta.
a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad
con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, MR
CLEAN S.A. recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el
registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular
dentro de las bases de datos de MR CLEAN S.A. y se la hará conocer al solicitante.
b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y
cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente,
apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el
responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro
de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue
recibida por MR CLEAN S.A.
c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se
contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su
solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar
al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días
hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por MR CLEAN S.A.
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5.2 RECLAMOS.
MR CLEAN S.A. dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes,
representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los
representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i)
Datos Personales Tratados por MR CLEAN S.A. que deben ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de
MR CLEAN S.A.
Estos mecanismos podrán ser físicos como trámites electrónicos a través del correo
de la gerencia de operaciones y recursos humanos,
gerenciaoperacionesrrhh@mrcleansa.com o telefónicamente en la (571) 6133048,
encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
d) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o
representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:
• Deberá dirigirse a MR CLEAN S.A. por vía electrónica a la dirección de correo
gerenciaoperacionesrrhh@mrcleansa.com, Deberá contener el nombre y
documento de identificación del Titular.
• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el
objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de
deberes).
• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera
hacer valer.
MR CLEAN S.A. antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del
Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una
estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o
documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o
documentos que se exijan según sea el caso.
e) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, MR CLEAN S.A.
requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la
documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la
fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
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f) Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de MR
CLEAN S.A. no es competente para resolverlo, dará traslado a la gerencia de
operaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo,
e informará de dicha remisión al reclamante.
g) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la
Base de Datos de MR CLEAN S.A. donde reposen los Datos del Titular sujetos a
reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea decidido.
h) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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6. VIGENCIA
Esta Política rige a partir del 21 de marzo de 2016. Los Datos Personales que sean
almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con
base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario
para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron
recolectados.
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Responsable Cargo Firma Fecha
Elaboró Oscar Díaz Consultor Seguridad de la
Información TECDATOS 21/03/2016
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